Resmi Defterlerin Açılış ve Kapanış Tasdikleri

Haberler 9684 kez okundu

I. Fiziki Olarak (Kağıt Ortamda) Tutulan Resmi Defterlerin Açılış ve Kapanış Tasdikleri

Defterin Türü Açılış Tasdiki Kapanış Tasdiki
  • Yevmiye Defteri
  • Yevmiye defterinin, açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
  • Yevmiye defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
  • Yevmiye defterinde, yeterli sayfa olması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle defter kullanılmaya devam edilebilir.
  • 2022 yılı Aralık ayı sonuna kadar 2023 yılında kullanılacak olan yevmiye defterlerinin notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir.
  • Özel hesap dönemi için bu kural geçerli değildir.
  • “Ticari Defterler Tebliği” nin 3 sayılı “Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları” bölümünde yer alan 15/1-a 3 gereğince yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilmelidir.
  • İbraz edildikten sonra son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
  • Vergi Usul Kanunu yasal defterlerin kapanış tasdiki ile ilgili bir düzenleme yapmamış olmasına rağmen gerek pratikte yerleşen genel uygulama gereği gerekse Türk Ticaret Kanunu açısından zorda kalmamak adına yevmiye defteri için Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen süreler, kapanış tasdiki için de kullanılır. 30.06.2023’e kadar kapanış tasdiklerinin yapılması gerekmektedir.
  • Özel hesap dönemi için bu kural geçerli değildir.
  • Defteri Kebir
  • Defteri kebirin, açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
  • Defteri Kebirin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
  • Defteri kebirde, yeterli sayfa olması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle defter kullanılmaya devam edilebilir.
  • Özel hesap dönemi için bu kural geçerli değildir.
  • Yoktur
  • Envanter Defteri
  • Envanter defterinin, açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
  • Envanter defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
  • Envanter defterinde, yeterli sayfa olması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle defter kullanılmaya devam edilebilir.
  • Özel hesap dönemi için bu kural geçerli değildir.
  • Yoktur
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri
  • Yönetim kurulu karar defterinin, açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
  • Yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesini gerektiren hallerde açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmiş ise zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir.
  • (Yeni kullanılmaya başlanacak) Yönetim kurulu karar defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
  • Şu kadar ki defterin zayi olması veya yıl içinde sayfalarını bitmesi durumunda, Aralık Ayı sonu beklenmeyeceği gibi yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, zayi belgesine veya Eski deftere , yeni defterin açılış onayı yapıldığı tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eğer eski defterde veya zayi belgesinde sözü edilen şerh var ise noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
  • Yönetim kurulu karar defterinde, yeterli sayfa olması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle defter kullanılmaya devam edilebilir.(ARA TASDİK KURALI)
  • Yönetim kurulu karar defteri “ Ticari Defterler Tebliği” nin 3 sayılı “Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları” bölümünde yer alan 15/1-b gereğince izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere kapanış onayı amacıyla ibraz edilmelidir.
  • İbraz edildikten sonra son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi eklenerek mühür ve imza ile onaylanmalıdır.
  • Yönetim kurulu karar defterinin, 31.01.2023’e kadar kapanış tasdiklerinin yapılması gerekmektedir.
  • Ara tasdik ile kullanılmaya devam olunan defterlerde noter önce kapanış sonra ara tasdikleri gerçekleştirir.
  • Pay Defteri
  • Pay defterleri kuruluşta ve kullanılmaya başlanılmadan evvel tasdik edilir.
  • Pay defterleri, defterde yeterli yaprak bulunması kaydıyla takip eden hesap döneminde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
  • Pay defterinin yenilenmesini gerektiren hallerde açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmiş ise zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir.
  • Pay defterleri zayi veya sayfa bitmesi halleri dışında keyfe göre yenilenmemelidir. O nedenle Pay defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir gibi bir anlayış doğru olmaz.
  • Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, zayi belgesine veya eski deftere , yeni defterin açılış onayı yapıldığı tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eğer eski defterde veya zayi belgesinde sözü edilen şerh var ise noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
  • Yoktur
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere defterleri kuruluşta ve kullanılmaya başlanılmadan evvel tasdik edilir.
  • Genel kurul toplantı ve müzakere defterleri , defterde yeterli yaprak bulunması kaydıyla takip eden hesap döneminde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ara Tasdik zorunluluğu yoktur)
  • Eski Defterin kullanılmak istenmemesi nedeniyle yenilenmesi halinde Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
  • Yoktur
  • Damga Vergisi Defteri
  • Damga vergisi defterinin, 31.12.2022’ye kadar açılış tasdiklerinin yapılması gerekmektedir. 2022 yılı Aralık ayı sonuna kadar 2023 yılında kullanılacak olan damga vergisi defterlerinin notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir.
  • Yoktur
  • Müdürler Kurulu Karar Defteri
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri ile aynı esaslara tabidir.
  • Limited şirketlerde "Müdürler Kurulu Karar Defteri" tutulması zorunlu değildir. Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 11.maddesine göre limited şirketler "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter tutmak yerine tek bir defter "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" tutarak müdürler kurulu kararlarını da bu deftere kaydedebilir. Limited şirketlerde sadece "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defteri tutulduğunda ve müdürler kurulu kararlarının da bu deftere kaydedildiği durumlarda bu defterin kapanış onayına tabi olup olmadığı konusunda Tebliğ'de açık bir hüküm bulunmamaktadır. Bu nedenle tek defter tutulduğunda bu defterin kapanış onayının yaptırılmaması, idari para cezası anlamında herhangi bir yaptırımla karşılaşmayacaktır. ANCAK hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olabilmesine ilişkin TTK hükümleri çerçevesinde değerlendirildiğinde; kapanış onayı yapılmadığı için hukuki uyuşmazlıkta defterler tacir lehine delil olarak kullanılamayacaktır. Bu durumda delil olamayacak defter sadece kapanışı yapılmayan "Genel Kurul toplantı ve Müzakere" defteri değil, tacirin tutması gereken tüm defterlerdir.
  • ÖNEMLİ: Dolayısıyla ileride ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olarak kullanılabilmesi için; "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter yerine tek defter tutulan limited şirketlerde "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defterinin (31.01.2023 tarihine kadar) kapanış onayının (ara tasdik-onay yenileme işleminin) yapılması gerekmektedir. Ancak uygulamada noterlerin tek defter tutulan limited şirketler bakımından kapanış onayı yapılmasını gerekli olmadığı şeklinde yönlendirdikleri görülmektedir.
  • Öte yandan bir limited şirkette hem “Müdürler Kurulu Karar Defteri” hem de “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” tutuluyorsa “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” kapanış onayına tabi olmayıp, sadece “Müdürler Kurulu Karar Defteri”nin kapanış onayını 31.01.2023 tarihinde yaptırılması yeterlidir.

Ayrıca;

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya diğer sebepler nedeniyle yıl içerisinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar veya yıl içerisinde kurulan şirketler bu defterleri kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.

“Türk Ticaret Kanunu” 64/3 ve “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” in 13/1 gereğince ticari defterlerinin açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter, ticaret sicil tasdiknamesini aramak zorundadır. Ancak “Ticaret Sicili Yönetmeliği” nin ‘Sicil Tasdiknamesi’ başlıklı 16/6 maddesi uyarınca “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” Şeklinde bir düzenlemede mevcuttur.

“Vergi Usul Kanunu” 13. Ve 15. Maddeleri gereğince Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği hallerde; Defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yapılabilir.

II. Elektronik Defter Uygulamasındaki Defter Tasdikleri

“Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” in “Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler” başlıklı 23. maddesinden hareketle Elektronik defter uygulamasındaki defter tasdikleri için “Elektronik Defter Genel Tebliğ”i hükümleri uygulanır.

E-defter kapsamında olan mükellefler sadece yevmiye defteri ve defteri kebiri elektronik ortamda tutabilmektedirler. Bundan dolayı yevmiye defteri ve defteri kebiri elektronik ortamda tutan mükelleflerin bundan sonra bu defterleri kağıt ortamda tutamazlar.

Tebliğ ile yapılan düzenleme kapsamında elektronik defter tutma sürecinde;

Hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı yerine geçecektir.
Hesap döneminin son ayına ait beratın alınması kapanış onayı yerine geçecektir.
Hesap döneminin diğer aylarına ait beratların alınması ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçecektir.

Yukarıdaki düzenleme çerçevesinde, hesap dönemine ait ilk ve son ayların yanı sıra diğer ayların da beratlarının yasak süreç içerisinde alınması önemlidir.

"Elektronik Defter Genel Tebliği”nde yapılan düzenlemelere göre defter beratlarının alınma zamanı şu şekildedir;

1. Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar alınmaları gerekmektedir.
2. Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat dosyalarının, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar alınmaları gerekmektedir.
3. İsteyen mükellefler, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda ) tercihlerinin e-defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri koşuluyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-defter ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar (son dönem geçici vergi dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının gelir vergisi mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar, kurumlar vergisi mükelleflerinde ise kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar) oluşturarak NES veya Maili Mühür ile imzalama/tasdikleme ve berat dosyalarını e-defter uygulamasına yükleyerek Bakanlıkça onaylı hallerini alma imkanlarından da faydalanabileceklerdir.
4. Mükellefler tercihlerini yukarıda belirtilen süre içerisinde bildirmezlerse (1) ve (2) numaralı maddede belirtilen tarihler bildirmeyen mükellefler için esas alınacaktır.
5. Ek olarak, yapılan tercih,tercih bildirim süresinde yapılan değişiklikler hariç tutulmak üzere müteakip hesap dönemlerine ait bütün aylar için geçerli olacaktır.
6. Tercihini geçici vergi dönemi bazında yapan mükelleflerden, defter ve berat dosyalarına ilişkin işlemlerini belirten sürede gerçekleştirmeyenler hakkında cezai müeyyidelerin tayininde her ay ayrı ayrı dikkate alınacaktır.

Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de defter tutmaya başlanabilecektir. Fakat hesap dönemi içerisinde e-Defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmak zorundadırlar.

E-defter tutan mükellefler, Yevmiye ve Defteri Kebir defterleri dışında tutmak zorunda oldukları diğer defterleri, kâğıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.

Yukarıdaki açıklamalardan hareketle, defter ve berat dosyalarını oluşturma, NES veya Mali Mühürle onaylama/imzalama ve Gelir İdaresi Daire Başkanlığı onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki gibidir;

Dönem Aylık Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde Geçici Vergi Dönemleri Bazında Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde

OCAK Nisan ayı sonu Ocak – Şubat – Mart Mayıs ayı sonu
ŞUBAT Mayıs ayı sonu
MART Haziran ayı sonu
NİSAN Temmuz ayı sonu Nisan – Mayıs –Haziran Ağustos ayı sonu
MAYIS Ağustos ayı sonu
HAZİRAN Eylül ayı sonu
TEMMUZ Ekim ayı sonu Temmuz – Ağustos – Eylül Kasım ayı sonu
AĞUSTOS Kasım ayı sonu
EYLÜL Aralık ayı sonu
EKİM Ocak ayı sonu Ekim – Kasım – Aralık Gelir veya Kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar
KASIM Şubat ayı sonu
ARALIK Gelir veya Kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar

Yararlı olması dileğimizle

B/A Hukuk Bürosu

Paylaş